банковские документы

Ответ от Инкар Садуакасова[новичек]
Хранение банковских документов
Говоря о хранении банковских документов, следует разделять документооборот самих банков и организаций-держателей счетов.
Банковские документы в организациях.
Входящие документы из банка подтверждают денежные операции организации, являясь основанием отражения таких операций в бухгалтерском учете.
Чтобы в любой момент иметь к ним доступ, нужно организовать их упорядоченное хранение. Так как банковскими операциями занимается бухгалтерия, то храниться они должны там же.
Правильное хранение банковских документов организовывается следующим образом:
• Все документы должны быть разделены по видам в отдельных папках в разрезе по счетам и банкам. Если в организации несколько расчетных счетов, то для каждого необходима своя папка, если счет валютный - следует на обложке и корешке указать валюту счета.
• Выписки по каждому счету добавляются в хронологическом порядке, к выпискам уже подшиваются платежные документы и обоснования для платежа на каждый операционный день.
Оплаченные счета можно также держать в отдельной папке.
• При работе с валютными счетами необходимо организовать отдельные папки для хранения документов валютного контроля. К ним относятся паспорта сделок, справки-подтверждения выполненных работ/услуг, справки о валютных операциях. Их также необходимо вести в разрезе контрагентов.
• При больших объемах документации составляются реестры, в которых указывается номер документа, сумма и его дата.
Хранение банковских документов в коммерческих банках.
Помимо документов, касающихся собственной финансово-хозяйственной деятельности, банки обязаны обеспечить надежное хранение расчетно-платежных документов клиентов банка. Ответственность за них несут руководители и главные бухгалтера.
Все документы хранятся как в бумажной, так и в электронной форме. Для бумажных документов отводится специальное хранилище, доступ в которое строго ограничен. Получить какой-либо документ из хранилища сотрудник банка может только в присутствии заведующего архивом и только при предъявлении специального требования, подписанного главным бухгалтером или его заместителем.
Все мемориальные, кассовые финансовые документы и документы по вкладам клиентов хранятся в специальных папках. Также в отдельных папках содержатся документы по операциям с драгоценными металлами. Таким образом формируются папки с одинаковым сроком хранения.
Электронные документы в банках хранятся также в соответствии с установленными сроками хранения.
Каждый коммерческий банк при организации хранения банковских документов обязательно руководствуется Основами законодательства Российской Федерации об Архивном деле Российской Федерации и архивах и прочими нормативными документами, регламентирующими правила работы с документами кредитных организаций.