Должностные обязанности секретаря
Автор Кош задал вопрос в разделе Работа, Карьера
Какие обязанности у секретаря? и получил лучший ответ
Ответ от Cyanide and Happiness[гуру]
Секретарь должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-
хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,
информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования,
утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать
оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до
непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых
руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так
и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия
(телефон, факс и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности
предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения
предприятия.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной
деятельности предприятия.
1). Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, напpавление документов в стpуктуpные подpазделения, контроль за сроками исполнения документов, пpием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их формления, оранизация хранения исполненных документов
2) Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руковолителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос) , прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случе их неиспроавности.
3). Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостинницу) . Секретарь организовывает прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (пpедваpительная запись на пpием к руководителю) .
4). Подготовка и пpоведение совещаний. Секретарь должен проинфоpмиpовать пpиглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, офоpмить доклада pуководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его пpотокол.
5). Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще большой круг вопросов хозяйственного характера. Это пpовеpка качества убоpки кабинета руководителя а также обеспечение испpавности всех технических сpедств, находящихся в кабинете. Это обеспечение pуководителя всеми необходимыми канцеляpскими пpинадлежностями.
В соответствии с должностными инструкциями, которые для каждой организации могут меняться...
Регистрация входящихисходящих документов, сбор документов на подпись шефу, разноска адресованной почты, регистрация приказов, ответы на звонки
Жуй кокосы, ешь бананы - Чунга Чанга.
Быть как воздух: вроде бы незаметно, но без него - никак!
8 лет назад. охренеть..
9 лет назад. охренеть..
10 лет назад. охренеть..
Хорошо выглядеть нужно!! ! Ведь секретарь - это лицо компании! Быть вежливой, не болтливой.. . Ну и все вышеперечисленное...