единая государственная система делопроизводства

Ответ от Ўлия Болтаева[гуру]
Документ - средство закрепления различными способами (письма, графика, рисунка и т. д. ) на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы используются для управления, составления планов, ведения учета и т. д.
Документы, которые составляются в организациях, принято называть корреспонденцией.
Документы классифицируются по различным признакам:
По видам деятельности:
а) организационно-распорядительные; б) по финансово-расчетным операциям; в) по снабжению и сбыту.
По месту составления:
а) внутренние; б) внешние.
По содержанию:
а) простые; б) сложные.
По форме:
а) индивидуальные; б) трафаретные; в) типовые.
По происхождению:
а) служебные; б) личные.
По назначению:
а) подлинные; б) копии; в) выписки.
По юридической силе:
а) подлинные; б) подложные.
По степени обязательности:
а) директивные; б) информационные.
В решении задач по совершенствованию документирования и документального обеспечения большое значение имеет Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД) .
ЕГСД - это свод правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документа до сдачи его в архив.
Основные положения ЕГСД приобретают особое значение в период внедрения АСУ, здесь главным носителем информации является документ. С целью создания оптимальных условий для машинной обработки информации проведена стандартизация и унификация документов.
Стандартизация - это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.
Унификация - это единообразие, установление максимального набора реквизитов, формата бумаги.
В настоящее время разработаны унифицированные системы документации (УСД) - организационно- распорядительная, плановая, первично- учетная и т. д. Они используются в организациях для всех органов управления с целью получения необходимой информации для учета, планирования, управления и т. д.
Документы содержат определенные данные - реквизиты (название документа, индекс, дата, текст, подпись и т. д.). Реквизиты документов подразделяются на обязательные (текст, подпись) и необязательные (заголовок, печать). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Для того чтобы документ отвечал своему назначению, имел юридическую силу, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется формуляром.
Существует 2 варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. Главным в любом документе является текст, его содержание. Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, предложения должны быть простыми.
Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - Герб субъекта Российской Федерации;
03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) ;
04 - Код организации;
05 - Код формы документа;
06 - Наименование организации;
07 - Справочные данные об организации;
08 - Наименование вида документа;
09 - Дата документа;
10 - Регистрационный номер документа;
11 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - Место составления или издания документа;
13 - Гриф ограничения доступа к документу;
14 - Адресат;
15 - Гриф утверждения документа;
16 - Резолюция;
17 - Заголовок к тексту;
18 - Отметка о контроле;
19 - Текст документа;
20 - Отметка о наличии приложения;
21 - Подпись;
22 - Гриф согласования документа;
23 - Визы согласования документа;
24 - Печать;
25 - Отметка о заверении копии;
26 - Отметка об исполнителе
27 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - Отметка о по