как оформить материальную помощь

Ответ от Людмила Дмитриевна[гуру]
Сотрудник может обратиться к организации с просьбой о выплате ему материальной помощи. Свою просьбу он должен оформить заявлением в произвольной форме.
Организация вправе оказать сотруднику материальную помощь. Обычно ее выплачивают за счет собственных средств организации. Для выплаты материальной помощи может использоваться как нераспределенная прибыль прошлых лет, так и прибыль текущего года.
Для выдачи материальной помощи за счет прибыли прошлых лет нужно иметь разрешение учредителей (участников, акционеров) организации. Только они на общем собрании могут принять решение направить часть чистой прибыли организации на выплату сотрудникам премий, материальной помощи и других сумм. В организациях с одним учредителем (участником, акционером) общее собрание не проводится. Для акционерных обществ такие правила предусмотрены в подпункте 11 пункта 1 статьи 48 и пункте 3 статьи 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. А для ООО – в подпункте 7 пункта 2 статьи 33 и статье 39 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.
Решение общего собрания должно быть оформлено протоколом (ст. 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 6 ст. 37 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ) , единственного учредителя (участника, акционера) – письменным решением (п. 3 ст. 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 39 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ) .
Если материальная помощь сотруднику выдается за счет прибыли текущего года, то разрешения учредителей (участников, акционеров) на это не требуется. Принять решение о выделении денег может руководитель организации. Именно он регулирует текущую деятельность организации (п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Для этого руководителю достаточно издать приказ.
В бухучете материальную помощь сотруднику за счет прибыли текущего года отразите проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 73
– начислена материальная помощь сотруднику за счет прибыли текущего года.
Это следует из Инструкции к плану счетов (счета 73, 91-2).
НДФЛ с сумм материальной помощи начисляйте в следующем порядке. Не нужно удерживать НДФЛ:
– с материальной помощи, не превышающей 4000 руб. за налоговый период на одного сотрудника (бывшего сотрудника, который уволился в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту) (п. 28 ст. 217 НК РФ) ;
В чеке пишем: материальная помощь.