как заполнять путевой лист

Ответ от Гарик[гуру]
Все поездки под контролем
Вне зависимости от того, какой автотранспорт (свой или арендованный) использует организация, порядок документооборота един. То есть по каждой машине нужно заполнять путевые листы. При его отсутствии экономическая обоснованность, например, тех же расходов на бензин будет поставлена под сомнение (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ведь расход бензина указывается именно в форме путевого листа в разделе "Движение горючего".
Итак, фирма заключила договоры аренды автомобилей. В первую очередь руководитель должен издать приказ о том, какие машины, с какой целью и за какими сотрудниками закреплены. Кроме того, в приказе назначается лицо, ответственное за расчет использования ГСМ. Это может быть механик или другой сотрудник, исполняющий эти функции. После того как все распорядительные документы оформлены, арендованный транспорт можно задействовать.
В начале каждого рабочего дня заполняется путевой лист. Он выписывается в одном экземпляре. С утра в него заносятся все реквизиты, наименование организации, марка и номер машины, Ф. И. О. водителя и данные его водительского удостоверения. В графе "В распоряжение" записывается наименование фирмы, арендовавшей авто.
Кроме того, перед выездом автомашины механик должен зафиксировать показание спидометра, остаток горючего на начало работы, а также время выезда. И не забудьте в верхней части путевого листа поставить штамп организации. Без него документ будет недействительным.
Особое внимание нужно уделить заполнению оборотной стороны путевого листа. Здесь надо очень четко прописывать пункты назначения поездок. С указанием наименования организации и ее адреса. Отсутствие этой информации является основной причиной, по которой налоговики отказываются принимать расходы на ГСМ.
По возвращении автомобиля в организацию в конце рабочего дня механик (или иное назначенное лицо) рассчитывает пробег и потребление ГСМ. На основании установленных нормативов делаются выводы об их соблюдении или превышении. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Минтрансом России и действуют до 1 января 2008 г. (руководящий документ от 29.04.2003 N Р3112194-0366-03). Но для налога на прибыль эти нормы не учитываются. Такого требования
Заполнение обратной стороны путевого листа
На практике встречается также следующее нарушение правил заполнения путевых листов: при использовании автомобиля руководителем учреждения на обратной стороне путевого листа в графе "Подпись лица, пользовавшегося автомобилем" ставится факсимильное воспроизведение его подписи. Это недопустимо, поскольку путевой лист является первичным учетным документом, в котором согласно ст. 9 Закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" должна быть личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.
Также нередко лицо, эксплуатирующее автомобиль в течение дня, ставит свою подпись не в каждой строке, в которой указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения, а одну внизу путевого листа, предполагая, что тем самым подтвердил использование автомобиля в течение этого дня по нескольким направлениям. Однако контролирующие органы при проверке признают это нарушением.
Кроме того, учреждения часто не указывают на оборотной стороне путевого листа конкретные пункты назначения, а делают запись: "Поездки по городу" или "Езда по городу". Контролирующие органы также при проверке путевых листов укажут на это нарушение, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, была ли автомашина использована именно в служебных целях. Эта информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Поэтому такие записи в путевом листе, как "поездки по городу", "езда по городу" или "по заданию организации", не подтверждают производственный характер расходов учреждения (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
Внесение исправлений в путевые листы
Поскольку путе