номенклатура

Ответ от Yana Galickaya[гуру]
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 2
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:
предназначена для систематизации документов, т. е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
содержит информацию о сроках хранения документов, т. е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
имеет справочное значение при изучении структуры организации;
является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т. е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки. 3
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:
Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1);
Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).
Тексты вышеуказанных документов полностью содержатся в разделе "Нормативные документы по делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА".
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:
типовая номенклатура дел;
примерная номенклатура дел;
индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. 4
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. 5
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т. е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации: