секретарь в детский сад вакансии

Ответ от Olga Zvonkova[гуру]
Профессиональные навыки
· Ведение делопроизводства;
· составление должностных инструкций;
оформление больничных листов; оформление трудовых договоров; составление и контроль графика отпусков;
· табельный учет рабочего времени сотрудников;
· выдача заверенных копий документов‚ справок.
· ведение базы данных по персоналу . Знание основ Трудового Кодекса России .
Управление документацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Это направление включает в себя: функцию документооборота (упорядоченное перемещение внутренних входящих и исходящих документов в процессе работы с ними должностных лиц) , контроль исполнения документов, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета документов) , создание номенклатуры дел, архивное хранение документов.
Деятельность любого учреждения сопровождается составлением всех видов документов. Именно поэтому организационно-распорядительные документы (ОРД) являются «лицом» учреждения, по которому формируют мнение о деловых качествах его руководителя и сотрудников. Правильное оформление ОРД является базовым процессом в реализации всех управленческих решений.
При всем многообразии документов выделяют следующие виды:
* организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.) ;
* распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.) ;
* информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.) ;
* документы по личному составу ;
* предложения, заявления, жалобы граждан ;
* финансово-бухгалтерские документы ;
* технико-технологические документы ;
* контрольно-ревизионные документы .
Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику, которая определяется:
* Отсутствием службы документационного обеспечения;
* Незначительным объемом документооборота;
* Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.
* Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении.
* Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.
Все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы:
1 группа
Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения
2 группа
Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения
1-я Определяют специфику ДОУ
2-я Регламентируют управленческую деятельность
Схема работы с внутренними документами примерно та же, что и с исходящими. Только после подписания документа руководителем, делопроизводитель регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, в котором выделяются подразделы:
* приказы по основной деятельности;
* приказы по личному составу;
* организационные документы;
* распорядительные документы;
* информационно-справочные документы.
Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.
После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.
Контроль исполнения документов
Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.
Руководитель после ознакомления или подписания документа может поставить его на контроль, заполнив для этого контрольную карточку .