авансовый отчет

Ответ от Ђатьяна Сержантова[гуру]
Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю форму (унифицированная форма № АО-1) и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.


Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности) , своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы) .
Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне авансового отчета в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.
В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.
В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.
В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы) .
Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.
Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.
Оформленный бланк авансового отчета вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Работник бухгалтерии при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием номера и даты авансового отчета, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления авансового отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.
Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне авансового отчета графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона формы АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.
Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.
После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению авансовый отчет направляется на утверждение руководителю организации.
После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.
Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.
Источник: Удачи Вам!