обязанности администратора

Ответ от Вирус[гуру]
Должностная инструкция администратора офиса
I. Общие положения
1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
3. Администратор офиса должен знать:
3.1. Расположение офисных помещений.
3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
3.3. Правила и методы организации работы офиса.
3.4. Сферу деятельности работников офиса.
3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Принципы организации снабжения офиса.
3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
3.9. Техническое оснащение офиса.
3.10. Правила пользования оргтехникой.
3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.14. Основы трудового законодательства.
3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
5. Администратор офиса подчиняется непосредственно
6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр. ) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Администратор офиса:
1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами) .
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.) .
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.) .
III. Права
Администратор офиса имеет право: ссылка