Офис менеджер это
Автор Remedy задал вопрос в разделе Отдел кадров, HR
Кто такой офис-менеджер? и получил лучший ответ
Ответ от Ёветлана[гуру]
Прочитайте ПРИМЕРНЫЕ должностные обязанности офис-менеджера и делайте вывод.
Должностные обязанности офис-менеджера:
1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса.
2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
3. Разрабатывает “кодекс” поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.) .
4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами) , курьерами, водителями) , распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
4. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм) ; контролирует культуру речи секретарей (операторов) .
5. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
6. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
7. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.
8. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
9. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
10. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
11. Организует использование в работе офисной оргтехники. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
12. Организует:
— встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
— прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
— материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
13. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи) .
14. Координирует работы по ведению делопроизводства, организует документооборот офиса.
15. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции) , ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
16. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
17....
18....
и т. д. и т. п. на усмотрение работодателя.
секретарь-референт
По русски секретарь.
Бывает и чаекофеподавалка.
офи-менеджер, вообще подразумевается, что это человек занимающийся бумажками и помогающий бухгалерам и кадровикам.
А секретарь уже не посрественно руководителю.
Хотя сейчас, кажется, уже всех офис-менеджерами называют
Хотя секретарь и офис-менеджер - это разные вещи.
Офис-менеджер, по-идеи, "руководитель офиса", а по-нашему, "офисный завгосп" - деловая переписка, наличие достаточного количества канцтоваров, оргтехники, исправность последней.... и т. д и т. п. - обязанности именно офис-менеджера. А секретарь как личный помошник начальника.
Поди-подай-пошел вон. Примерно так.
Современный офис-менеджер - настоящий хозяин офиса. В его ведении все процессы, связанные с функционированием организации. В зависимости от величины компании и принятых там моделей управления и делопроизводства, обязанности офис-менеджера могут быть разными. В большинстве случаев именно офис-менеджер регистрирует корреспонденцию, распределяет документацию по отделам, ведет учет звонков и обращений, следит за снабжением работников офиса всем необходимым, встречает посетителей, организовывает совещания и брифинги.
Но, в большинстве случаев, это только красивое название с обязанностями секретаря!
офис-менеджер это человек который продает определенную продукцию по телефону, делает счета и находит новых клиентов так же по телефону.