Автор Катарина задал вопрос в разделе Бухгалтерия, Аудит, Налоги
чем чреват невозврат подотчетных сумм? и получил лучший ответ
Ответ от Алексей[гуру]
Несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки. В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средства организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника. В частности, такое разъяснение дано в письме Госналогинспекции по г. Москве от 13 ноября 1997 г. № 11-13/29227, где сообщается, что в общеустановленном порядке производится налогообложение суммы материальной выгоды за пользование денежными средствами, полученными работниками от организаций, при уклонении от возврата этих средства, просрочке в их уплате или необоснованном получении. Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы в соответствии с пунктами 3 и 6 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"» считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом. Поскольку такие суммы являются доходом физических, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить взносы в государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Государственный фонд занятости РФ, фонд обязательного медицинского страхования. Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» , оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется. Такое разъяснение дано, в частности, в письме Госналогинспекции по г. Москве от 15 декабря 1994 г. № 11-13/16157.В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.
Нужно удерживать НДФЛ и подавать сведения в налоговую.
Это материальная выгода. Смотрите НК статья по НДФЛ.
Не возвращённые подотчётные суммы отражаются на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» , субсчёт «Подотчётные суммы невозвращённые в установленный срок» При начислении сумм оплаты труда бухгалтеру передаётся ведомость на удержание своевременно не возвращённых подотчётных сумм. Форма указанной ведомости разрабатывается организацией самостоятельно и оговаривается в учётной политике. При увольнении сотрудника проверяется нет ли за ним задолженности по счёту 94
Во-первых, нарушение порядка ведения кассовых операций, если под отчет выдавались денежные средства дважды без получения от сотрудника авансового отчета. Ответственность должностных лиц.Во-вторых, это доход физического лица, на которые будут сделаны начисления НДФЛ, ЕСН/ПФР и т. п. , если суммы не возвращены совсем. Ответственность юрлица в отношении НДФЛ, ЕСН/ПФР и т. п. , пени и штрафы.В-третьих, это их материальная выгода в виде процентов в размере ставки рефинансирования при квалификации подотчетных сумм как беспроцентного кредита, если суммы возвращены. Ответственность юрлица в отношении НДФЛ, ЕСН/ПФР и т. п. , пени и штрафы.