представительские расходы

Ответ от Людмила Дмитриевна[гуру]
Список документов, которые должны быть в наличии:
- приказ руководителя организации о проведении мероприятия:
- программа мероприятия;
- список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа;
- перечень делегатов приглашенной стороны ;
- смета представительских расходов, где следует указать предполагаемую величину затрат с разбивкой по конкретным статьям расходов;
- меню, утвержденное директором ресторана (кафе) или руководителем либо директором столовой предприятия;
- акт (отчет) о величине произведенных представительских расходов, подписанный руководителем организации ;
- отчет об израсходованных сувенирах (образцах готовой продукции) с указанием, что, кому и в каком количестве вручено;
- авансовые отчеты с приложением подлинников соответствующих первичных документов (чеков ККТ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т. д.) .
В первичных документах необходимо указать сведения о дате, месте проведения деловой встречи (приема) и ее цели. Цели проведения мероприятия нужно уделить особое внимание, поскольку, если она не будет удовлетворять критериям, установленным п. 2 ст. 264 НК РФ, нельзя будет признать затраты на мероприятие в качестве представительских расходов при налогообложении прибыли.
Желательно, чтобы цель встречи была сформулирована везде одинаково. Разумной деловой целью проведения мероприятия может быть обсуждение нового совместного проекта, вопросов финансирования уже существующего совместного проекта и т. п. Помните, что все вопросы, обсуждаемые на мероприятии (проекты, сделки) , должны быть связаны с производственной деятельностью организации. Встречу необходимо оформить протоколом, где указать, достигли ли стороны какой-либо договоренности.
Списание сувениров, розданных участникам встречи, оформляется требованием-накладной (форма N М-11 )В соответствии с ПБУ 10/99 представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются в учете по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" или 44 "Расходы на продажу" (если организация занимается торговой деятельностью) в корреспонденции со счетами 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".В силу п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% затрат налогоплательщика на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, когда проводилось мероприятие. В отношении расходов на спиртные напитки финансисты пояснили, что сумма таких расходов ограничена обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (Письмо Минфина России от 19 ноября 2004 г. N 03-03-01-04/2/30). Согласно ст. 5 Гражданского кодекса РФ обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством (независимо от того, зафиксировано оно в каком-либо документе или нет). Что касается сувенирной продукции, раздаваемой участникам встречи, то затраты на ее приобретение не могут быть отнесены к представительским (Письмо Минфина России от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136). Но если на сувениры нанесен логотип организации или товарный знак, расходы на их изготовление можно отнести к рекламным (Письмо ФАС РФ от 23 января 2006 г. N АК/582, направлено Письмом ФНС России от 25 апреля 2007 г. N ШТ-6-03/ 348@).В случае проведения переговоров с представителями иностранных делегаций потребуются услуги переводчиков. Если в штате компании их нет, заключается договор со сторонней организацией или непосредственно с переводчиком. По факту оказания услуг подписывается акт об их оказании.