юр отдел

Ответ от Пелагия Лисицина[гуру]
Документооборот юридического отдела.
Документооборот юр. отдела разделяется на два потока:
1.Документы подготавливаемые юр. отделом.
2.Документы предоставляемые третьими лицами.
Этапы подготовки документов юр. отделом:
1. Возникновение необходимости в подготовки документа. (Собственная инициатива: юр. отдела, задание руководства, бухгалтерии и др. )
2.Составление проекта документа. (с учетом действующего законодательства интересов и особенностей деятельности предприятия) .
3.Представление документа на согласование (ознакомление) : экономистам, бухгалтерии, руководству.
4.Внесение изменений в документ в соответствии с указаниями экономистов, бухгалтерии, руководства, при необходимости.
5.Повторное согласование (ознакомление) при необходимости.
6.Представление на подпись руководителю указанному в документе.
7.Отправка документа получателю, в отношении договоров и приложений к ним, на подпись контрагенту (сначала по факсу, потом по почте или с курьером (копия остается в юр. отделе) .
8.Занесение в журнал мониторинга отправленных документов.
9.В отношении договоров и приложений: возврат подписанного документа от контрагента, регистрация в реестре договоров, направление копии в бухгалтерию, помещение в соответствующее дело.
Составление документа Согласование Подпись
Направление адресату Дело.
Этапы прохождения документов предоставленных третьими лицами.
1.Получение документа (секретариат, руководство) .
2.Рассмотрение документа.
3.Доведение до руководства о необходимости совершения определенных действий в отношении полученного документа, совместно со своими предложениями.
4.В случае если документ требует составления ответа, то вступает в силу пункт «Этапы подготовки документов юр. отделом» .
5.Если документ не требует ответа, он регистрируется и помещается в дело. (копия направляется в бухгалтерию) .
Источник: предшественник составлял