Как оформляется письмо
Автор Анна задал вопрос в разделе Работа, Карьера
как оформляются письма по правилам делопроизводства??? и получил лучший ответ
Ответ от Александра[гуру]
Деловое письмо оформляют на фирменном бланке:
полное и сокращенное название организации-отправителя
электронный адрес
номер телефона, факса
номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки
и многое другое
Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Число и месяц записываются двухзначными числами, год - четырьмя цифрами. Допускается также словесно-цифровой вариант оформления даты.
Индекс исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, № 2/16-2955 или 18/275.
Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) . В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Согласно ГОСТ 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес.
Согласно ГОСТ 6.30-2003, при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. В подписи инициалы также предшествуют фамилии.
Текстовое сокращение "гр. " (от слова "гражданин") применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова "господин", "господину" передаются сокращением "г. ", "г-ну".
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом "о" ("об"). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.
Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4.
Реквизит "подпись" помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Источник: