как правильно писать письмо

Ответ от Наталья Соколова[гуру]
7 правил, что делать в индивидуальных письмах. Желательно обращаться к адресату по имени. Узнайте как можно больше о том, которому посылаете письмо. Если у него есть сайт или блог, внимательно его изучите. Если нет, попробуйте сделать поиск по Имени, Фамилии, № телефона, адресу. Обязательно укажите причину обращения. Напишите о том, что интересно именно Вашему получателю. Например: “Я видел Ваше сообщение в форуме, вы ищите новую компанию … ” Текст письма составляйте в форме предложения, полезного именно этому получателю, а не в форме прямой рекламы. Используйте короткие и точные фразы. Лучше несколько коротких предложений вместо длинных. Минимум воды, вы не журналист, который получает деньги построчно. Если все же текст длинный, разбивайте на абзацы, так удобнее читать. Пишите грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Если Ваши слова важны, чтобы быть написанными, тогда также важно, чтобы эти слова были написаны правильно. Если вы посылаете архивированный файл ZIP, RAR, желательно предупредить об этом в теле письма. Давать название файлов-приложений нужно на английском, или латиницей. Названия на русском языке (кириллица) на некоторых компьютерах не читаются. Не забывайте о размере прикрепленного файла, еще не все пользователи используют неограниченный канал доступа в Интернет. Обязательно подпишите свое письмо и поместите там свою контактную информацию. 7 правил, что не делать. Не начинайте письмо с общего обращения. Привет.. . Добрый день... .Не нужно писать «Крутая компания, лидер в области интернет-бизнеса, стала еще круче…» . Вы не Microsoft и это никого не заинтересует. Не надо лишних слов — «обратите внимание» , «прошу вас ознакомиться с.. » и т. д. НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ, КРОМЕ МЕСТ, ПРЕДУСМОТРЕННЫХ ПРАВИЛАМИ ГРАММАТИКИ. ЭТО КРИК В ИНТЕРНЕТЕ. Не посылайте письма в плохом настроении или состоянии гнева, вы будет потом жалеть об этом сообщении. Лучше отложите отправку письма и просто выпейте чашечку кофе - это поможет расслабиться и успокоиться. Не пересылайте по электронной почте пароли, номера своих кредитных карточек и т. д. Это не безопасно. Не посылайте пустое письмо с прикрепленным к нему файлом. Получатель может принять письмо за вирус или спам и сотрет его. Ответы на письма. • Цитируйте полученное сообщение в ответе. Получатель может просто забыть смысл Вашего письма. Или напишите несколько ключевых фраз исходного письма - это поможет получателю понять, о чем идет речь. • Внимательно следите кому адресовано Ваше письмо, не отправляете ли вы его своему боссу. При такой ошибке возникают казусные ситуации. • В строке получателя должен стоять только один адрес, т. е. каждое письмо посылается индивидуально. • В индивидуальных письмах нужно использовать свой основной адрес. Не используйте в качестве обратного адреса, те, которые вы получили на бесплатных почтовых серверах. Ваша подпись для email сообщений. 7 правил. Подпись должна включать Ваше имя. Если у Вас коммерческий сайт, или Вы представляете компанию, то необходимо указать название Вашего веб-сайта или название компании, как ссылку. Чисто психологически - расположенный в конце письма адрес может подтолкнуть получателя ответить Вам. Для коммерческих сайтов желательно включить номер телефона/факса, почтовый адрес. Не используйте подпись, состоящую более чем из 4-7 строк. Не вставляйте в деловые письма девизы. Этот вид подписи возможен на форумах. Можно использовать линию, которая отделяет подпись от самого сообщения. Не используйте длинную линию или символы, такие, например, как $$$$ или <><><>, а также рисунок, созданный из ASCII символов. Создайте несколько различных вариаций подписи и используйте их в зависимости от ситуации.