срок хранения входящей и исходящей корреспонденции

Ответ от Наталия Кайкова[мастер]
Сроки хранения документов определяются по специальным перечням.
В настоящее время мы пользуемся Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.11.2000 г. (далее по тексту – Перечень) . Он включает документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функций управления. Перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения и отборе таких документов на государственное, муниципальное хранение или уничтожение.
При определении сроков хранения переписки необходимо ориентироваться не на вид документа (письмо) , а на его содержание ­­­(т. е. на управленческую функцию, которую обслуживает переписка) .
В Перечне для писем, документирующих различные направления ­деятельности, различными статьями предусмотрены разные сроки.
Пример 1
Срок хранения 5 лет (ЭПК) установлен статьей 12 Перечня для переписки с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ­по основным вопросам деятельности.
Такой же срок хранения установлен Перечнем для:
переписки по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, ­сертификации, приватизации, акционировании (статья 41);
переписки о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий (статья 53);
переписки о разработке и ходе выполнения целевых программ (статья 83);
переписки по вопросам ценообразования (статья 103).
5 лет (без дополнительной полистной экспертизы по окончании срока хранения всего дела) Перечень требует хранить:
переписку о лимитах и экономических нормативах (статья 110);
переписку о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов (статья 126);
переписку о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др. ) (статья 152);
переписку о выплате заработной платы (статья 156);
гарантийные письма (статья 158).
А вот переписку по оперативным правовым вопросам деятельности можно хранить всего 3 года (статья 62 Перечня) .
Переписку же о вступлении в международные организации (объединения) Перечень требует хранить постоянно (статья 211).
Что касается сроков хранения служебных записок, необходимо отметить, что сегодня такой вид документа редко употребляется. В соответствующих случаях рекомендуется использовать докладные либо объяснительные записки.
При определении сроков хранения этих документов необходимо также ориентироваться не на вид документа (докладная или объяснительная записка) , а на его содержание (т. е. на управленческую функцию, которую обслуживает документ) .
В Перечне для записок, документирующих различные управленческие действия, различными статьями определены разные сроки.
Пример 2
Вот что записано в Перечне:
в статье 11: докладные записки по разработке и применению правил, инструкций, регламентов, методических рекомендаций следует ­хранить 3 года после утверждения документов (ЭПК) ;
в статье 39: докладные записки по основной отраслевой (специфической) деятельности организации – постоянно;
в статье 42: докладные записки об основной деятельности, представляемые в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации, – постоянно;
в статье 55: докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан – 5 лет.
Срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках сотрудников составляет 5 лет (согласно статье 6-б указанного Перечня