циркуляр

Ответ от ? Золотко ?[гуру]
Циркулярное письмо.
письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
Письмо - запрос
Письмо-запрос – одно из ряда деловых писем, составляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
Письмо-запрос имеет следующую структуру, схожую с общей структурой делового письма:
* реквизиты получателя и отправителя;
* дата документа и исходящий номер (если это письмо-ответ, необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают) ;
* заголовок письма-запроса (должен отражать суть вопроса) ;
* обращение;
* цель письма;
* суть вопроса;
* выражение надежды на сотрудничество;
* благодарность;
* подпись отправителя (должность, ФИО, подпись)
Письмо-запрос желательно оформлять на фирменном бланке организации. Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
Гарантийное письмо
Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя) , так или иначе затрагивающих интересы адресата.
Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово "гарантия" вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.
Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.
Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: "Настоящим письмом гарантирую... ". В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: "Оплату гарантируем" или "Своевременную и полную оплату гарантирую".
Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п. , то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.
В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:
* Гарантируем.. .
* Гарантируем, что.. .
* Фирма "Партнер" гарантирует.. .
* Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).. .
* Оплату гарантируем.. .
* Настоящим гарантируем.. .
Правила оформления гарантийного письма соответствуют общим правилам оформления деловых писем.Источник: ссылка