виды служебных записок

Ответ от Kiska[гуру]
Служебнзаписка— это письменное сообщение для использования внутри организации.Традиционно письма применяют для внешних связей, в то время как служебнзаписки обычно предназначены исключительно для внутренних коммуникаций.Исследователи обнаружили, что 90% сообщений, написанных деловыми людьми,существует в форме писем или служебн записок. Эти же исследователи выяснили, чтоделовые люди пишут больше служебных записок, чем писем.
Основноеобъяснение популярности служебных записок заключается в том, что ворганизациях, особенно в больших, внутренние коммуникации чрезвычайно нужны.Организации растут, проблемы координации становятся все более серьезными.Служебные записки помогают различным подразделениям организации поддерживатьсвязь.
Служебныезаписки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела вдругой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобыобратиться к ним еще раз. Фактически, служебная записка— это наиболеешироко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.
Каковыпреимущества служебных записок как средства внутренней коммуникации?
Так как служебныезаписки предназначены для осуществления внутренних коммуникаций, то можетпоказаться, что легче просто поговорить с человеком, чем написать служебнуюзаписку. Иногда это верно, однако использование служебных записок даетопределенные преимущества:
Служебнзаписка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной беседы служебнаязаписка может быть подшита в архив для дальнейшего использования. Ею могутпользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебныезаписки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены. Ссылка нарегистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более позднейдатой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата,персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ.
Служебнаязаписка удобна для передачи сложной информации. Когда устное сообщение содержитслишком много очень специфических деталей или его сложно передать в устнойформе, слушателю трудно запомнить содержание. Запутанные инструкции нелегкопонять, а когда их произносят вслух, то вероятность ошибки восприятиявозрастает. Таким образом, служебные записки становятся прекрасными«шпаргалками».
Служебныезаписки могут быть доступны сразу нескольким читателям одновременно. Если Выхотите передать сообщение нескольким сотрудникам сразу, то на индивидуальноеобщение с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могутзатруднить сбор группы для встречи, а служебная записка может быть переданабольшому количеству адресатов одновременно.
Занимаясь подготовкойслужебной записки, помните, какое значение она может иметь для Вашейорганизации, а также для Вас лично. Не забывайте, что Вы производитевпечатление не только на тех сослуживцев, с кем Вы непосредственно общаетесь.Какое-то впечатление о Вас создается у всех, кто читает Ваши служебные записки.Вы можете воспользоваться этим обстоятельством для формирования благоприятногомнения о себе.
Готовя служебн записку, старайтесь делать это с некоторой долей осторожности, помняо том, что иногда служебная записка, предназначенная для внутреннегоиспользования, неумышленно или намеренно предается публичной огласке. Это можетнегативно повлиять на репутацию Вашей компании, однако не может быть поводомдля отказа от использования служебных записок вообще.
С чего следуетначать подготовку служебн записки?
Независимо отситуации, в которой пишется служебн записка, начинать необходимо с еепланирования. Прежде всего, определите Ваши цели. Зачем Вы пишете? Затемпостарайтесь проанализировать предполагаемую аудиторию, ответив на вопрос: КомуВы пишете? И, наконец, выберите основные идеи, подумав, что конкретно Вы хотите донести до читателя.
Служебнзаписку изобрели для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутриорганизации, поэтому при ее подготовке и написан [ссылка появится после проверки модератором]