журнал регистрации приказов

Ответ от Инночка[гуру]
В трудовом законодательстве прямых указаний на необходимость регистрации кадровой документации нет, данное требование скорее вытекает из общего порядка ведения делопроизводства и требований по хранению и учету кадровых документов. Любой из этих документов может быть затребован при проведении проверки соблюдения норм трудового права. Целесообразно все вопросы ведения кадрового делопроизводства, в том числе и очень важную функцию их регистрации, урегулировать локальным нормативным актом. Процесс регистрации представляет собой снятие (перенос) с документа его реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку) . Это позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации и информационно-справочной работы по ним. Помимо всех прочих регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Ведь приказ как вы помните «вступает в силу и начинает действовать с момента его регистрации» . Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Присвоение регистрационного номера входящему документу является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления (п. 65 ГОСТ Р 15141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) . В связи с тем, что приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, их необходимо группировать в дела и регистрировать в журналы с учетом этого обстоятельства, то есть сформировать внутри этой категории документов два массива, присваивая им различные буквенные обозначения. Например, можно, к порядковому номеру приказов по личному составу долговременного срока хранения можно добавлять индекс «к» , краткосрочного хранения – индекс «к/вр» и в соответствии с этим вести журналы регистрации этих приказов. В крупных организациях, насчитывающих тысячи работников, можно выделить в пределах массива приказов с одинаковыми сроками хранения несколько групп по однородной тематике и разработать систему индексации для каждой группы. Например, журналы и сами приказы долговременного срока хранения выделить в следующие группы: приказы о приеме («п») , приказы о переводе («пд») , приказы об увольнении («ув») . В группе приказов краткосрочного хранения выделить журнал регистрации приказов об отпусках («о») , приказов о командировках («км») . То есть журналы регистрации различных приказов необходимо вести в разных журналах с учетом сроков хранения этих документов