Журнал регистрации
Автор Fefo4ka Legenda задал вопрос в разделе Отдел кадров, HR
Журнал регистрации приказов и получил лучший ответ
Ответ от Инночка[гуру]
В трудовом законодательстве прямых указаний на необходимость регистрации кадровой документации нет, данное требование скорее вытекает из общего порядка ведения делопроизводства и требований по хранению и учету кадровых документов. Любой из этих документов может быть затребован при проведении проверки соблюдения норм трудового права. Целесообразно все вопросы ведения кадрового делопроизводства, в том числе и очень важную функцию их регистрации, урегулировать локальным нормативным актом. Процесс регистрации представляет собой снятие (перенос) с документа его реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку) . Это позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации и информационно-справочной работы по ним. Помимо всех прочих регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Ведь приказ как вы помните «вступает в силу и начинает действовать с момента его регистрации» . Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Присвоение регистрационного номера входящему документу является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления (п. 65 ГОСТ Р 15141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) . В связи с тем, что приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, их необходимо группировать в дела и регистрировать в журналы с учетом этого обстоятельства, то есть сформировать внутри этой категории документов два массива, присваивая им различные буквенные обозначения. Например, можно, к порядковому номеру приказов по личному составу долговременного срока хранения можно добавлять индекс «к» , краткосрочного хранения – индекс «к/вр» и в соответствии с этим вести журналы регистрации этих приказов. В крупных организациях, насчитывающих тысячи работников, можно выделить в пределах массива приказов с одинаковыми сроками хранения несколько групп по однородной тематике и разработать систему индексации для каждой группы. Например, журналы и сами приказы долговременного срока хранения выделить в следующие группы: приказы о приеме («п») , приказы о переводе («пд») , приказы об увольнении («ув») . В группе приказов краткосрочного хранения выделить журнал регистрации приказов об отпусках («о») , приказов о командировках («км») . То есть журналы регистрации различных приказов необходимо вести в разных журналах с учетом сроков хранения этих документов
Приказы по личному составу храняться вроде 75 лет, а по основной постоянно, говорю исходя из срока хранения самих приказов, соответственно журналы разные, но я не кадровик)
Существует два вида приказов - по основной деятельности - 1 журнал, - по личному составу (прием, увольнение, перевод) - 2 журнал, сюда можно регистрировать и командировки. Но у нас это частое явление (дальнобойщики) , поэтому я регистрирую их отдельно. Номер приказа совпадает с номером ком. удостоверения. И нумерация у них отдельная. от приказов по л/с - 3 журнал. (Это я делаю для личного удобства). Видите кадровое делороизводство, как вам удобно. Если командировки явление редкое, то вам нужно всего два журнала.
Настоятельно рекомендую, независимо от характера работы организации и объёма издаваемых приказов, КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ РЕГИСТРИРОВАТЬ ОТДЕЛЬНО ОТ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ И ДРУГИХ. А вот сами кадровые приказы можете разделять (прием, увольнение, перевод, командировка, отпуск и т. д.) , а можете - нет. И регистрацию их можете вести либо подряд, либо раздельно - как вам удобнее и практичнее. Попробуйте для начала завести столько журналов, сколько направлений у ваших кадровых приказов (в этом примере их пять). Уже через 3 - 6 месяцев станет ясно, что можно объединить, а что - продолжать учитывать отдельно. А на сроки хранения приказов особого внимания не обращайте - приучите себя каждый вновь изданный приказ немедленно.... сдавать в архив. Только сделав предварительно нужное число хороших копий. Хороших - потому что и с них могут сниматься копии.
Журналы регистрации приказов необязательны, но вести их всё-таки целесообразно.
Приказы бывают нескольких видов и различаются они прежде всего по срокам хранения - на те, что хранятся 5 лет и 75 лет. Все они должны регестироваться в отдельных журналах.
В моей практике работы, книги приказов есть и они разные:
1.Приказы по личному составу.
2. Общие приказы.
3.Временные приказы.
4.Приказы на отпуска без содержания.
Правильная регистрация документов нужна, она обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач.
Добрый день!
А как ведется журнал регистрации приказов по основной деятельности? подскажите как его оформить.
как то так (в конце страницы кнопка скачать)