личное дело

Ответ от Анна[гуру]
КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ЛИЧНЫЕ ДЕЛА СОТРУДНИКОВ
Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности содержатся в личном деле.
Личное дело
Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В ст. 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.
Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно ст. 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.
Нужно ли заводить личные дела сотрудников - организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав) . Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) "личные дела.. . формируются в течение всего периода работы данного лица в организации".
Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров. Если в организации нет такой должности - бухгалтер.
Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в п. 5 Указа Президента РФ от 01.06.1998 N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы". Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:
- внутренняя опись документов;
- анкета, личный листок по учету кадров;
- резюме (или автобиография) ;
- копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства) , удостоверения личности;
- справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей) ;
- копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д. ;
- трудовой контракт;
- данные аттестаций;
- характеристики;
- план карьерного роста.
Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе "Примечание". В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.
Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Источник: Конс+